COMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN

Una buena organización de una reunión necesita:

1.- Preparación: (Fecha, hora, objetivos, participantes, lugar, tabla), una vez que se tenga claro los antecedentes expuestos es necesario:

• Redactar la citación


• Elaborar la Tabla


• Elaborar la lista de invitados


• Invitar a todos los participantes individualmente y por escrito


• Asegurarse de que los participantes reciban con anticipación la citación


• Confirmar telefónicamente la asistencia


• Preparar carpetas y material necesario


• Preparar la distribución de los invitados a reunión (distribubión formal e informal)

2.- Desarrollo

Tareas a desarrollar por la secretaria:

• Organizar la Documentación ( en una reunión informal posiblemente tendrás que preparar muy poca documentación. En cambio en una reunión o junta formal tendrás que manejar toda la documentación concerniente a los tuntos en la tabla.

• Citación: Notificar por escrito a todos los participantes.


• Tabla: La tabla es la lista de los puntos que se van a tratar durante la reunión o la junta y el orden de desarrollo.

3.- Día de la Reunión: Revisar la sala, equipos de iluminación y de sonidos, que este el mobiliario disponible, disponer de agua y vasos, controlar el aseo.

Preparar cualquier documento que tenga que ser utilizado durante la reunión (copia de tabla, reunión anterior)

Confirmar que las bebidas o el café estén dispuestas en el momento oportuno y confirmar unos momentos antes el número exacto de asistentes.

Dejar información en recepción acerca de la forma de atender a los participantes, instrucciones sobre el estacionamiento, tarjetas de identificación.

Recepcionar a los asistentes y ofrecerles las comodidades necesarias (Teléfono, servicios higenicos, papel, lápiz)

4.- Fase Posterior: Redactar los apuntes tomados en la reunión el Acta borrador, preocuparse de la sala de reuniones que quede todo en su lugar.